وقتی گفت‌وگو جای تصمیم را می‌گیرد؛ داستان مدیرانی که در میان جلسات بی‌پایان گم می‌شوند

صبح هنوز به نیمه نرسیده و تقویم کاری مدیر پر است از مربع‌های رنگی. ساعت ۸:۳۰ جلسه‌ی استراتژی، ۱۰ جلسه‌ی بازبینی عملکرد، ۱۱:۳۰ مرور اهداف فروش، بعدازظهر هم یک جلسه‌ی «هماهنگی تیم‌ها» که همیشه طولانی‌تر از انتظار می‌شود. میان این همه نوتیفیکیشن و دعوت‌نامه، گاهی حتی فرصتی برای نفس کشیدن باقی نمی‌ماند. در پایان روز، مدیر احساس می‌کند تمام وقتش صرف گفت‌وگو شده، اما تصمیمی واقعی گرفته نشده است. دفتر یادداشتش پر از جمع‌بندی‌های ناتمام است و ذهنش خسته از صدای پیاپی آدم‌هایی که هرکدام سعی داشتند نظر بدهند، اما هیچ‌کس مسئول تصمیم نهایی نبود. این صحنه تکراری است؛ پدیده‌ای که در سازمان‌های مدرن نام نانوشته‌ای دارد: «فرهنگ جلسات بی‌پایان».

مدیران امروز در ظاهر قدرتمندتر از هر زمان دیگری‌اند. ابزارهایی برای زمان‌بندی، پلتفرم‌های تماس تصویری، تقویم‌های هوشمند، نرم‌افزارهای همکاری آنلاین، و صدها راه برای هماهنگی لحظه‌ای دارند. اما همین ابزارها به‌جای آنکه به رهایی و کارایی منجر شوند، در بسیاری از مواقع قفسی نامرئی ساخته‌اند. قفسی که اسمش هماهنگی است، اما در واقع پناهگاهی است برای نداشتن تصمیم. جلسات در ظاهر نشانه‌ی شفافیت‌اند، ولی در عمل تبدیل به منطقه‌ی امنی شده‌اند که همه در آن می‌توانند حرف بزنند، بدون اینکه کسی مسئول تصمیم باشد.

این وضعیت ریشه در ذهن مدیران دارد، نه در ساختار سازمانی. بسیاری از مدیران از جلسات به عنوان راهی برای کنترل شرایط استفاده می‌کنند. وقتی ندانند در سازمان دقیقاً چه می‌گذرد، جلسه می‌گذارند تا بفهمند. وقتی ندانند چه باید کرد، جلسه می‌گذارند تا درباره‌اش حرف بزنند. جلسه به‌نوعی تبدیل می‌شود به ابزار کاهش اضطراب مدیریتی؛ حس کنترل در برابر آشفتگی. هر بار که فشار بالا می‌رود، جلسه‌ی جدیدی تشکیل می‌شود تا احساس شود که کاری در حال انجام است، حتی اگر آن کار فقط حرف زدن باشد.

اما همین احساس کنترلِ مصنوعی، بزرگ‌ترین دشمن بهره‌وری است. پژوهش‌های مدیریتی بارها نشان داده‌اند که حجم جلسات با کیفیت تصمیم‌گیری نسبت معکوس دارد. هرچه زمان جلسات بیشتر باشد، احتمال تصمیم‌های واقعی کمتر می‌شود. در بسیاری از شرکت‌ها، جلسات بیشتر به محاکمه‌ی گذشته شبیه‌اند تا طراحی آینده. افراد ساعت‌ها درباره‌ی داده‌ها و خطاها بحث می‌کنند، اما هیچ‌کس نمی‌گوید قدم بعدی چیست. جلسه پایان می‌یابد و جلسه‌ی بعدی برای «ادامه‌ی جلسه‌ی قبلی» برنامه‌ریزی می‌شود.

مدیرانی که از این فرهنگ بیرون نرفته‌اند، معمولاً با این جمله از خود دفاع می‌کنند که «جلسه برای هماهنگی لازم است». اما هماهنگی واقعی زمانی رخ می‌دهد که تصمیم گرفته شود، نه وقتی که صرفاً درباره‌ی تصمیم حرف می‌زنیم. هماهنگی در عمل یعنی هم‌سو شدن در اجرا، نه اشتراک در گفت‌وگو. بسیاری از مدیران به جای آنکه برای عمل هماهنگ شوند، برای صحبت هماهنگ می‌شوند. نتیجه این می‌شود که وقتِ همه صرف حضور در جلساتی می‌شود که به جای تصمیم، خروجی‌شان فهرستی از تصمیم‌های نگرفته است.

چرا این اتفاق می‌افتد؟ چون در عمق فرهنگ مدیریتی امروز، اشتباهی ریشه‌دار وجود دارد: این تصور که مشارکت زیاد، تصمیم‌گیری بهتر می‌سازد. مدیران از ترس دیکتاتور دیده شدن، همه را دعوت می‌کنند؛ از کارشناس تا مدیر میانی، از واحد فنی تا بازاریابی. می‌خواهند همه صدا داشته باشند، اما فراموش می‌کنند که هر تصمیم، به مسئول نیاز دارد، نه صرفاً مشارکت. وقتی همه در جلسه حرف می‌زنند و هیچ‌کس مسئول نهایی نیست، تصمیم در خلأ گم می‌شود. نتیجه نه دموکراسی است و نه رهبری، بلکه رکود جمعی است.

از منظر روان‌شناختی، جلسات زیاد برای بسیاری از مدیران نوعی «پاداش اجتماعی» دارد. بودن در جلسه یعنی دیده شدن. یعنی احساس اهمیت، حس درگیر بودن، و توجیهی برای اینکه چرا روز کاری شلوغ است. جلسه به شکلی ناخودآگاه، به واحد سنجش بهره‌وری تبدیل شده است: هرچه بیشتر در جلسه باشی، لابد کار بیشتری می‌کنی. درحالی‌که حقیقت دقیقاً برعکس است. جلسه زیاد، نشانه‌ی تصمیم‌گیری کم است.

فرهنگ جلسات بیش از حد، در واقع نشانگر بحران اعتماد در مدیریت است. مدیری که به تیمش اعتماد ندارد، برای هر گام جلسه می‌گذارد. برای تصمیم‌های کوچک، تأیید جمعی می‌خواهد و هر حرکت را موکول می‌کند به «بررسی در جلسه‌ی بعد». مدیران در چنین فضایی ترجیح می‌دهند همه در تصمیم شریک باشند تا اگر اشتباهی شد، خطا تقسیم شود. اما همین تقسیم مسئولیت، ریشه‌ی اصلی توقف در تصمیم‌گیری است. هیچ‌کس حاضر نیست بار ریسک را به تنهایی بر دوش بکشد، و در نتیجه هیچ حرکتی رخ نمی‌دهد.

یک مدیر باسابقه در گفت‌وگویی نقل می‌کرد که در شرکتش، اگر پروژه‌ای شکست بخورد، کسی سرزنش نمی‌شود چون همیشه می‌توان گفت «در جلسه تصویب شد». همین جمله، چک سفید امضای مسئولیت‌گریزی است. جلسه تبدیل می‌شود به دیواری که مدیران پشت آن پنهان می‌شوند. تصمیم جمعی دیگر نه نشانه‌ی خرد جمعی، بلکه سپر دفاعی در برابر اشتباهات فردی است.

فراتر از همه‌ی این‌ها، جلسات بی‌پایان انرژی شناختی را تحلیل می‌برند. ذهن انسان ظرفیت محدودی برای تمرکز دارد. نشستن‌های طولانی، بحث‌های بی‌نتیجه، و تکرار داده‌ها باعث خستگی تصمیم‌گیری می‌شود؛ پدیده‌ای که در روان‌شناسی سازمانی به آن Decision Fatigue می‌گویند. مدیران پس از ساعت‌ها جلسه، در پایان روز برای تصمیم‌های مهم انرژی ندارند. برایشان ساده‌تر است که تصمیم را عقب بیندازند یا کمیته‌ی جدیدی برای بررسی تشکیل دهند. به این ترتیب، چرخه ادامه می‌یابد: جلسه برای آماده شدن جلسه‌ی بعدی.

اما همه‌ی اینها اجتناب‌ناپذیر نیست. مدیرانی که آگاهانه تصمیم گرفته‌اند حجم جلسات را کاهش دهند، گزارش داده‌اند که نه‌تنها عملکرد تیمشان بهتر شده، بلکه ارتباطات انسانی نیز واقعی‌تر شده است. حذف جلسات غیرضروری به معنای کاهش ارتباط نیست، بلکه به معنای بازگرداندن معنا به گفت‌وگوست. وقتی جلسه‌ای واقعاً لازم باشد، افراد با تمرکز، آمادگی و احترام بیشتری در آن شرکت می‌کنند.

چند راه‌حل ساده اما مؤثر وجود دارد که می‌تواند فرهنگ جلسه‌محور را به فرهنگ تصمیم‌محور تبدیل کند. نخستین گام، بازتعریف هدف جلسه است. هر جلسه باید یک هدف عملیاتی روشن داشته باشد: تصمیم گرفتن، هماهنگی اجرایی، یا حل مسئله. اگر جلسه‌ای هدف مشخص ندارد، باید لغو شود. دوم، تعیین نقش‌ها پیش از شروع جلسه است؛ مشخص شود چه کسی تصمیم‌گیرنده است، چه کسی ارائه‌دهنده، و چه کسی صرفاً شنونده. سوم، محدود کردن زمان جلسات است. تجربه نشان داده است که هرچه زمان جلسه طولانی‌تر باشد، تمرکز کمتر می‌شود و گفت‌وگوها به حاشیه می‌روند. جلسه‌ی مؤثر باید کوتاه، هدفمند و دقیق باشد. و در نهایت، پس از هر جلسه باید مرور شود که خروجی مشخص چیست و چه کسی مسئول پیگیری آن است.

اما مهم‌تر از همه‌ی این‌ها، تغییری در نگرش مدیران لازم است. مدیریت مؤثر بر پایه‌ی اعتماد ساخته می‌شود، نه نظارت. اگر مدیر به تیمش اعتماد داشته باشد، نیازی به ده‌ها جلسه برای بررسی جزئیات نیست. او می‌تواند تصمیم‌های کلیدی را به تیم واگذار کند و انرژی ذهنی خود را صرف جهت‌دهی کلان سازمان کند. رهبر واقعی کسی است که بداند کجا باید حضور داشته باشد و کجا باید کنار برود.

در دنیای امروز که ابزارهای ارتباطی بیش از هر زمان دیگری در دسترس‌اند، هنر مدیریت در «کم‌گفتن» است، نه در «بیشتر گفتن». جلسه زیاد، نشان هوشمندی نیست؛ نشانه‌ی ترس از تصمیم است. مدیران باید یاد بگیرند سکوت هم می‌تواند بخشی از رهبری باشد. گاهی لازم است گفت‌وگوها قطع شوند تا فکرها شکل بگیرند.

مدیریت مدرن بیش از هر چیز به شجاعت نیاز دارد؛ شجاعت اعتماد کردن، شجاعت نه گفتن به جلسه‌ای که ضرورتی ندارد، شجاعت پایان دادن به فرهنگی که سال‌ها وقت سازمان را بلعیده است. هر بار که مدیر تصمیم می‌گیرد جلسه‌ای را لغو کند و به جایش زمان بدهد برای کار واقعی، در حقیقت دارد بخشی از اعتماد را به سازمان بازمی‌گرداند.

جلسات، اگر درست طراحی شوند، می‌توانند قلب تپنده‌ی ارتباط باشند؛ اما اگر بی‌هدف، تکراری و طولانی باشند، به خوره‌ی زمان و انرژی تبدیل می‌شوند. فرقش فقط در نیت مدیر است: آیا جلسه را می‌گذارد برای فهمیدن، یا برای فرار از تصمیم؟

در نهایت، شاید مهم‌ترین درس برای مدیران این باشد که جلسات بیش از اندازه، نشانه‌ی کمبود تصمیم است، نه نشانه‌ی همکاری بیشتر. رهبران بزرگ، کسانی نیستند که تمام وقتشان را در اتاق‌های کنفرانس بگذرانند، بلکه کسانی‌اند که پس از جلسه، کاری را آغاز می‌کنند که همه در موردش حرف زده بودند. فرهنگ جلسه‌محور را فقط می‌توان با تصمیم جایگزین کرد، نه با جلسه‌ی بهتر. تا زمانی که تصمیم نگرفته‌ایم کمتر حرف بزنیم و بیشتر عمل کنیم، هیچ تغییری رخ نخواهد داد.

منابع:

1. Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the Meeting Madness. Harvard Business Review. https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
2. Whillans, A., Feldman, D., & Wisniewski, D. (2021). The Psychology Behind Meeting Overload. Harvard Business School Working Paper. https://www.hbs.edu/ris/Publication%20Files/The%20Psychology%20Behind%20Meeting%20Overload.pdf
3. McKinsey & Company. (2022). If We’re All So Busy, Why Isn’t Anything Getting Done? https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/if-were-all-so-busy-why-isnt-anything-getting-done
4. ASE Online. (2024). Meeting Fatigue: How Too Many Meetings Have Employees Feeling Enraged Instead of Engaged. https://www.aseonline.org/News-Events/Articles/meeting-fatigue-how-too-many-meetings-have-employees-feeling-enraged-instead-of-engaged
5. Flowtrace. (2023). Ending Meeting Overload: A Data-Driven Way to Stop Meeting Madness. https://www.flowtrace.co/collaboration-blog/ending-meeting-overload-a-data-driven-way-to-stop-meeting-madness